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Catharina Hoops

Catharina Hoops, Inhaberin und Gründerin von vielzuweit, hat bereits Erfahrungen in der digitalen Transformation sammeln können. In unserem heutigen DRS Interview verrät sie uns, ihre Tipps für mehr Digitalisierung im Unternehmen und warum für die digitale Transformation die Mitarbeiter integriert werden sollten.

Unternehmen: vielzuweit

Mitarbeiteranzahl: 3

Interviewpartner: Catharina Hoops, Inhaberin und Gründerin von vielzuweit

Hier findest du mehr zu Catharina:

Website: https://vielzuweit.de/
Facebook: https://www.facebook.com/vielzuweit
Instagram: https://www.instagram.com/vielzuweit/

Jeder hat eine andere Vorstellung von Digitalisierung. Was bedeutet Digitalisierung für dich?

Für mich bedeutet Digitalisierung in erster Linie Freiheit und Unabhängigkeit. Ich habe jetzt auch im Oktober einen Monat in Mallorca gebucht. Ich werde also von woanders aus arbeiten und für mich ist es ganz wichtig, flexibel zu arbeiten. Für meine Mitarbeiter ist es mir auch wichtig, dass jeder von überall aus Zugriff hat und arbeiten kann. Für mich ist es also eine Schnittstelle und eine Verbindung untereinander.

Wie genau sieht die Digitalisierung bei euch im Unternehmen aus? Arbeitet ihr nur digitalisiert oder auch noch analog?

Wir sind hauptsächlich schon digital aufgestellt, wenn es um die Programme geht. Mir ist es total wichtig, dass alles zentral irgendwo abgelegen ist. Da arbeiten  wir mit dem Google Drive. Unser ganzes Fundament besteht aus den Google Tools, also Google Docs, Google Sheets und Google Slides. Von da aus haben wir noch einige Programme dazu geschaltet. Wir sind gerade dabei Hubspot aufzubauen und nutzen auch Facebook Creator. Wir sind also schon digital unterwegs. 

Das Einzige was ich analog mache, ist meine ToDo-Liste. Wir haben eine Zeit lang auch ein Projektmanagement Tool benutzt, aber irgendwie hat das für uns alle nicht so gut funktioniert. Ich brauche da tatsächlich, gerade für Notizen und Recaps, noch Stift und Papier. Ich hasse aber Papier auf meinem Schreibtisch. Ich hab das gerne in einem Buch und nutze dafür die Bullet Journal Methode. Woran wir jetzt arbeiten, ist quasi die Automatisierung der Prozesse.

Natürlich gibt es bei uns den einen oder anderen, der noch gerne mit Stift und Papier arbeitet, um sich Notizen zu machen. Diese Notizen sind aber auch über unser CRM System verfügbar und man hat auch die Möglichkeit darüber Telefonate auszuführen und aufzuzeichnen. Grundsätzlich laufen aber all unsere Prozesse digital ab.

Mit welchen Tools arbeitest du im Alltag?

Ich bin ein großer Fan von der Google Business Suite, weil wir dann alle gleichzeitig daran arbeiten können. Wir arbeiten da sehr viel mit den Tabellen, Docs und den Präsentationen.

Dazu benutzen wir noch Hubspot und Google Task, was gut für uns funktioniert. Was Social Media angeht, nutzen wir das Facebook Creator Studio. Für die Buchhaltung nutze ich Lexoffice. Ich versuche das alles auf wenig Programme zu reduzieren, um da einen guten Überblick zu haben.

Was sind aus deiner Sicht die größten Chancen, die sich aus der Digitalisierung ergeben?

Also zum einen ist die Digitalisierung für mich persönlich eine unglaubliche Freiheit, die sich dadurch ergibt, dass ich von überall aus arbeiten kann und meine Mitarbeiter ins Homeoffice schicken kann. Ich habe das Gefühl, dass wir dadurch einfach sehr flexibel und sehr frei in den ganzen Entscheidungen sind.

Allein das Onboarding und die Einarbeitung der Mitarbeiter kann man ja alles digital machen. Man kann also viele Prozesse digital abbilden, so das am Ende auch eine Qualitätssicherung vorhanden ist.

Worin liegen die größten Risiken, wenn ein Unternehmen die Digitalisierung verpasst?

Für mich ist ganz klar, wenn ein Unternehmen nicht digital arbeitet, dann wird er in Zukunft Probleme haben, Mitarbeiter zu finden. Meine Generation und die Generation davor setzen das gerade voraus, da dort alle schon digital veranlagt sind und es wichtig ist, Digitalisierung im Unternehmen anzubieten.

Was wäre der erste Schritt, um das Thema “Mehr Digitalisierung” in deinem Unternehmen voranzubringen?

Der erste Schritt für mich ist es definitiv ein System zu finden, was möglichst alles beinhaltet. In meinem individuellen Fall wäre das die Google Business Suite. Für mich ist es wichtig, dass das System einfach und übersichtlich ist, wo man aber auch die Mitarbeiter mit einbeziehen muss. Immer wenn wir bei uns im Unternehmen ein neues System einführen, dann schauen wir gemeinsam was wichtig ist und was nicht.

Der nächste Schritt wäre es dann, die Prozesse aufzubauen, die in diesem System, funktionieren. Momentan befinden wir uns da in einer Testphase, was die Digitalisierung angeht und wir schauen gerade nach Schwachstellen und Optimierungen im Unternehmen.

Was für Tipps hast du für Personen und Führungskräfte, die in ihrem Unternehmen eine digitale Transformation angehen wollen?

Mein Tipp für eine erfolgreiche digitale Transformation, wäre es die Mitarbeiter mitzunehmen. Es ist einfach wichtig gemeinsam für die Zukunft an einem Strang zu ziehen und auf eine Sache hinzuarbeiten. In vielen Unternehmen sind die Mitarbeiter skeptisch, wenn es um das Thema Digitalisierung geht. Die Mitarbeiter haben Angst vor Veränderung und deswegen ist es wichtig, die Mitarbeiter im Unternehmen mitzunehmen und zu integrieren.

Wichtig ist es auch, dass die Digitalisierung von der Geschäftsführung kommen muss und vorgelebt wird. Wir hatten zum Beispiel mal das Projektmanagement Tool Asana und wir haben so gut damit gearbeitet. Es ist aber nie in die Geschäftsführung gegangen und sie haben nie damit gearbeitet. Damit es funktioniert, muss man die Tools also selber nutzen und die Digitalisierung vorleben, damit die Mitarbeiter in die Prozesse integriert werden.

Ein neues Programm ist immer eine Herausforderung und man sollte am Anfang schauen, dass die Mitarbeiter die Tools erstmal ausprobieren. Zu Beginn ist es völlig normal, dass nicht alles funktioniert und perfekt ist. Diese Tests sollen aber erst die Mitarbeiter dazu bewegen, die digitale Transformation mitmachen zu wollen.

Wie würdest du den Stand der Digitalisierung in Deutschland bewerten?

Ich wünschte, wir wären in Deutschland digitaler. Tatsächlich sind wir in einigen Bereichen und Unternehmen schon ganz gut dabei. Die Digitalisierung verankert sich aber noch nicht genug in der Gesellschaft. In anderen europäischen Ländern konntest du an jedem Straßenstand mit Karte zahlen. Die Einfachheit in den Systemen vermisse ich in Deutschland. Hier ist es immer kompliziert und die Menschen regen sich über alles auf, wenn es um das Thema Digitalisierung geht.

Ich denke, dass wir in den gesellschaftlichen Bereichen digitaler sein müssen. Die Unternehmen sind schon ganz gut dabei, aber die Gesellschaft sollte mitgezogen werden. So sollte WLAN und Internet für jeden in der Öffentlichkeit verfügbar sein.